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Rico Danuser von PDGR, Bereichsleiter Unternehmensplanung & Sicherheitsmanagement
Start des Pilotprojektes
Im Frühling 2021 unterbreitete der Bündner Spital und Heimverband (BSH) uns den Vorschlag, dass wir für den Bereich Psychiatrie gemeinsam mit Sirius die datenschutzrelevanten Fragestellungen erarbeiten und in einem so genannten Template dokumentieren. Die Erkenntnisse bzw. das Template sollte dann weiteren Institutionen im Bereich Psychiatrie zu Verfügung gestellt werden. Für uns war es eine Chance die verschiedenen Problemstellungen zu diesem Thema umfassend und strukturiert mit professioneller Begleitung erarbeiten zu können. Daher nahmen wir das Angebot gerne an und starteten im April 2021 mit dem Projekt.
Umsetzung mit SIDAS
Wir starteten mit der Erfassung und Dokumentation der Verzeichnisse im SIDAS. Durch die professionelle Unterstützung von der Firma Sirius und mit Hilfe des Software Tools SIDAS konnten wir diese Arbeiten schlank und effizient erledigen. Bei der Erstellung der Datenschutzdokumente konnten wir gleichzeitig unsere bisherigen Einwilligungen homogenisieren und strukturieren, bei welchen Prozessen die jeweiligen Dokumente (Datenschutz/Schweigepflicht) zum Einsatz kommen. Besonders erwähnen möchten wir noch unsere Teilnahme am Datenschutz Workshop von Sirius. Dieser dauerte einen Tag und fand mit weiteren Teilnehmern aus dem Bereich Psychiatrie statt. Das Team von Sirius hat es mit viel Humor und Einsatz geschafft, den Tag spannend und sehr interessant für uns zu gestalten.
Status Quo
Aktuell arbeiten wir daran, die neuen Vorgaben und Dokumente über alle unsere Standorte auszurollen und organisatorisch zu integrieren.
Zusammenarbeit mit SIDAS Consult AG
Die Zusammenarbeit mit Rebekka Grassmayr und Luis Patsch geschah von Anfang an auf Augenhöhe. Die Lösung steht immer im Vordergrund und wird effizient und effektiv angestrebt. Obwohl das Thema Datenschutz und Datensicherheit eher eine "trockene Angelegenheit" ist, war immer eine angenehme und lockere Atmosphäre wahrzunehmen. In diesem Umfeld macht Datenschutz Spass, die Umsetzung ist kurzweilig und der Fokus wird nicht aus den Augen verloren. Ein herzliches Dankeschön für die tolle Zusammenarbeit!
Andrea Florinett vom CSEB, Controlling & Einkauf
Start des Pilotprojektes
Der Bündner Spital- und Heimverband (BSH) stellte seinen Mitgliedern das SIDAS Konzept im Frühling 2021 vor und bot uns die Teilnahme an einem Pilotprojekt an. Wir durften als sogenannter gemischter Betrieb, das heisst als Institution mit Spital-, Pflegeheim-, Reha-, Spitex- und Wellnessbad-Leistungen, gemeinsam mit Sirius ein Datenschutz-Template erarbeiten, in welchem unsere spezifischen Fragestellungen hinsichtlich des Datenschutzes analysiert und geklärt werden sollten. Im Juni 2021 startete die Umsetzung.
Umsetzung mit SIDAS
Die erste Hürde, welche wir nehmen mussten, war die Dokumentation all unserer Datenverzeichnisse. Wir profitierten dabei auch von den Vorarbeiten des Kantonsspitals Graubünden (KSGR). Gemeinsam mit Sirius führten wir zahlreiche Interviews mit unseren internen Fachpersonen durch und dokumentierten gleichzeitig die Erkenntnisse in der Datenschutzmanagement-Software SIDAS. Im Herbst begannen wir mit der Erstellung der erforderlichen Datenschutzerklärungen und Einwilligungen. Um den grossen Umfang an Dokumentation und Auswertungen überhaupt bewältigen zu können, war uns SIDAS eine sehr wertvolle Hilfe. Die Firma Sirius trug zudem mit ihrem grossen Erfahrungsschatz massgeblich dazu bei, immer praktikabel zu bleiben.
Status Quo
Wir haben den Datenschutz in unserem Hause per 01.01.2022 implementiert. Das heisst alle Dokumente liegen auf und die verschiedenen Einwilligungen werden vom Patienten, Bewohnenden und Mitarbeitenden eingeholt. Eine grosse Herausforderung dabei war organisatorischer Natur, nämlich sicherzustellen, dass in unseren 11 Betrieben wirklich jeder für jeden Fall die korrekten Informationen erhält und die erforderlichen Einwilligungen erteilt. Uns ist es wichtig, alle Beteiligten so transparent wie möglich aufzuklären, gleichzeitig aber nicht mit unzähligen Dokumenten zu überfordern. Mit der Umsetzung des Datenschutzprojektes stehen wir heute auf einem guten Fundament und haben in strukturierter Weise eine Gesamtübersicht.
Zusammenarbeit mit SIDAS
Das Know How der Firma Sirius zu den komplexen Themen hat uns im Projekt enorm geholfen. Vor allem, dass ein Konzept und Leitlinien vorlagen, an denen man sich orientieren konnte. Die Zusammenarbeit mit Sirius in den Workshops war effizient und von hoher Professionalität gekennzeichnet. Ihre Inputs haben uns alle zum Thema sensibilisiert und tragen dazu bei, Datensicherheit und Datenschutz wirksam zu leben. SIDAS gibt uns nun die Möglichkeit, benutzerfreundlich via Cockpit die Übersicht zu behalten sowie flexibel Anpassungen vorzunehmen. Etwas vom wertvollsten: für die immer wieder neu auftretenden Fragestellungen können wir auch nach dem Pilotprojekt auf das Team von SIRIUS mit ihrem hervorragenden Support zurückgreifen.
